نحوه نگارش صورتجلسات

چگونه یک صورت جلسه فنی بنویسیم ؟

گام اول: استفاده از يك الگوي مناسب
اگر مي خواهيد هنگام نوشتن صورت جلسه، براي يادآوري اطلاعات عمومي جلسه و همچنين ثبت نكات كليدي زمان زيادي را صرف نكنيد، بايد قبل از برگزاري جلسه براي آن آماده شويد. از اين رو هميشه يك الگوي مناسب براي يادداشت اطلاعات جلسه و نكات مطرح شده در آن همراه داشته باشيد.
شما مي توانيد به راحتي از الگوي پيشنهادي در اين دست نوشته استفاده كرده و يادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حين آن با ثبت در اين الگو و يا الگوهاي مشابه انجام دهيد.

گام دوم: يادداشت هاي قبل از جلسه
زمان هاي ابتدايي جلسه كه معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضاي جلسه، با كندي و تشويش خاطر سپري مي شود موقع مناسبي براي تنظيم بخش هاي عمومي يك صورت جلسه است.
محل برگزاري، ساعت شروع، تاريخ برگزاري، موضوع جلسه، نام دبيرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومي يك جلسه هستند كه در اكثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص مي باشند و شما مي توانيد قبل از رسمي شدن جلسه اين اطلاعات را در صورت جلسه يادداشت كنيد.
بدين ترتيب علاوه بر اينكه بخشي از صورت جلسه را تنظيم كرده ايد، از اتلاف وقت خود نيز جلوگيري نموده ايد.

گام سوم: جمله آغاز كننده
معمولا در تدوين هر نوشته اي جمله شروع كننده بسيار مهم و راهگشا است. اگر نمي دانيد متن صورت جلسه را چگونه بايد آغاز كنيد از اين جمله پيشنهادي استفاده نماييد:
اين جلسه با حضور اعضاي ذيل برگزار گرديد.
يادآوري: اين جمله ساده علاوه بر اينكه راهگشاي تداوم نگارش صورت جلسه مي تواند باشد، هدايتگر خوبي براي توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامي حاضرين در جلسه مي باشد كه نام آنها معمولا در ذيل صورت جلسه ثبت مي گردد.
جملات بعدي بستگي به ذوق و سليقه شما در نگارش صورت جلسه دارد كه مي توانيد از الگوهاي ذيل و يا تركيبي از آنها استفاده نماييد. ليكن به آنها محدود نشويد.
• هدف اين جلسه عبارت است از ...
• پيرو بررسي مفاد صورت جلسه قبلي و مذاكرات انجام يافته حين جلسه، نتايج ذيل حاصل گرديد:
• در ابتداي جلسه آقاي/ خانم ... در خصوص ... توضيحات لازم را ارايه نمودند.

گام چهارم: ثبت نكات كليدي و مصوبات جلسه
به خاطر داشتن نكات مطرح در اين دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته هاي ذينفعان هر جلسه سبب ساز كسب مهارت در تدوين به هنگام (حين جلسه) و دقيق يك صورت جلسه خواهد گرديد. ليكن تا زمان كسب چنين مهارتي كافيست نكات كليدي جلسه و مصوبات آنرا يادداشت نماييد و پس از جلسه و با آسودگي خاطر صورت جلسه اصلي را تنظيم و منتشر نماييد.نكات اصلي جلسه كه لازم است كليات ويا جزييات اين نكات (بسته به اهميت و خواسته هاي صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:
• خلاصه مذاكرات انجام يافته حين جلسه با قيد نام فرد مطرح كننده،
• عناوين پيشنهاد هاي مطرح شده در جلسه با قيد نام پيشنهاد دهنده،
• شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسئول اجراي هر مصوبه.
ثبت دقيق و كامل مصوبات جلسه نيز مهمترين بخش تدوين يك صورت جلسه است. روش كامل ثبت مصوبات جلسه بايد مبتني بر الگوي 5W-H به شرح ذيل باشد.

• شرح موضوع مصوبات (what) ،
• نام محل اجراي مصوبه (where) ،
• نام فرد مسئول (who) ،
• زمان دقيق اجراي مصوبات (when) ،
• دلايل اجراي مصوبه (why) ،
• چگونگي انجام مصوبه (how) .
يادآوري: در برخي موارد و به دلايل مختلف امكان ثبت كامل نكات ياد شده براي مصوبات جلسه نيست ليكن ضروري است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زماني اجراي مصوبه حتما در كنار مصوبه قيد گردد.توصيه مي گردد براي راحتي نوشتن و پيگيري هاي بعدي، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذيل توجه نماييد.

خلاصه مطالب و مصوبات جلسه مسئول انجام مهلت انجام
1- معرفي اين دست نوشته به كليه علاقه مندان كليه خوانندگان بدون فوت وقت

گام پنجم: ثبت اطلاعات تكميلي
ثبت ساعت خاتمه، تكميل اسامي و سمت حاضرين در جلسه، ثبت اسامي غايبين جلسه، درج شماره صفحه و شماره كل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرين در صورت امكان و حصول اطمينان از تكميل بودن صورت جلسه گام پاياني تدوين يك صورت جلسه خوب است.
پس از حصول اطمينان از تكميل تمامي قسمت هاي يك صورت جلسه مطابق الگوي پيشنهادي، به تعداد لازم از صورت جلسه تكثير نموده و آنها را براي ذينفعان جلسه ارسال نماييد.
يادآوري: توصيه مي گردد صورت جلسه را به صورت الكترونيكي تدوين نموده و فايل آن را براي ذينفعان جلسه ايميل نماييد.
                                                                                          منبع: سايت مديريار

نقاشيهاي ديكتاتور

ادامه نوشته

پاییز

وقتي مدير تحمل شنيدن انتقاد ندارد

آموزه هاي مديريتي

حكايتي از سازمان ومديريت

براي جايابي كاكنان جديد، مراحل زير را اجرا كنيد:

1. 400 آجر را در اتاقي بسته بگذار.

2. كارمندان جديد را در اتاق بگذار و در را ببند.

3- آنها را ترك كن و بعد از 6 ساعت برگرد.

4- سپس موقعيت ها را تجزيه تحليل كن:

الف: اگر آنها در حال شمردن آجرها هستند، آنها را در بخش حسابداري بگذار.

ب: اگر آنها براي دومين بار در حال شمردن آجرها هستند، آنها را در بخش مميزي بگذار.

پ: اگر آنها همه اتاق را با آجرها آشفته كرده اند،(گند زده اند) آنها را در بخش مهندسي بگذار.

ت: اگر آنها آجرها را به طرز فوق العاده اي مرتب كرده اند آنها را در بخش برنامه ريزي بگذار.

ث: اگر آنها آجرها را به سمت يكديگر پرتاب مي كنند آنها را در بخش اداري بگذار.

ج: اگر خواب هستند، آنها را در بخش حراست بگذار.

چ: اگر آنها آجرها را تكه تكه كرده اند آنها را در قسمت فناوري اطلاعات بگذار.

ح: اگر آنها بي كار نشسته اند، آنها را در قسمت نيروي انساني بگذار.

خ: اگر آنها سعي مي كنند با آجرها تركيب هاي مختلفي ايجاد كنند و مدام جستجوي بيشتري مي كنند ولي هنوز يك آجر را هم تكان نداده اند، آنها را در قسمت حقوق و دستمزد بگذار.

د: اگر آنها اتاق را ترك كرده اند آنها را در قسمت بازاريابي بگذار.

ذ: اگر آنها به بيرون پنچره خيره شده اند، آنها را در قسمت برنامه ريزي استراتژيك بگذار.

ر: اگر آنها با يكديگر در حال حرف زدن هستند، بدون هيچ نشانه اي از تكان خوردن آجرها، به آنها تبريك بگو و آنها را در قسمت مديريت ارشد قرار بده!

شرح

مديريت خوب بايد آگاهي كامل از توانايي هاي اعضاي تيم و موقعيت هاي سازمان داشته باشد. مشكلاتي كه در قسمت هاي مختلف يك سازمان وجود دارد ممكن است ناشي ازقرار نگرفتن افراد لايق در پست هاي مشخص شده سازمان باشد. مشكلات وكاستي هايي كه در پست هاي مختلف وجود دارد كه ناشناخته مانده اند به طوري كه ممكن است براي عموم نيز عادي جلوه كند. گاهي اوقات همين مشكلات عادي موجب اتلاف وقت ارباب رجوع ميشود به طوري كه در بسياري ازموارد موجب بر هم خوردن نظم سازمان مي شود. افراد عهده دار پست ها و نحوه كاركرد آنها بايد مورد بازبيني قرار گيرند. خلأ ناشي از مهندسي مجدد در بسياري از سازمان هاي كشور حس ميشود كه خود ناشي از نبود مديريت كيفيت در نحوه عملكرد عوامل اجرايي سازمان است. اگر سازمان خود اين وظيفه را بر عهده گيرد در كاركنان سازمان اين تفكر بوجود مي آيد كه كوچكترين عمل مثبت ومنفي آنها از چشم مديريت دور نيست و خود اين طرز تفكر موجب پيشرفت سازمان مي شود به طوري كه بحث مشتري مداري نيز خود به خود حل مي شود

رهروآنست که آهسته وپیوسته رود

اشاره:

می گویند: در زندگي چنان با سرعت حركت نكنيد كه ديگران مجبور شوند براي جلب توجه شما، پاره آجر به طرفتان پرتاب كنند. این جمله نشأت گرفته از داستانی بدین شرح است؛ «روزي مردي ثروتمند با اتومبيل گران قیمت خود با سرعت زیاد از خيابان كم ترددی عبور می کرد. ناگهان از بين دو اتومبيل پارك شده در كنار خيابان، پسر بچه ای پاره آجري به سمت او پرتاب كرد. آجر به اتومبيل خورد وصدمه ی زیادی وارد ساخت. مرد پايش را روي ترمز گذاشت و سریع از ماشین پياده شد. به طرف پسرك رفت تا او را به سختي تنبيه كند. پسرك گريان با تلاش فراوان بالاخره توانست توجه مرد را به سمت پياده رو، جايي كه برادر فلجش از روي صندلي چرخدار به زمين افتاده بود، جلب كند. پسرك گفت: "اينجا خيابان خلوتي است و به ندرت كسي از آن عبور مي كند. هر چه منتظر ايستادم و از رانندگان كمك خواستم كسي توجه نكرد. برادر بزرگم از روي صندلي چرخدارش به زمين افتاده و من براي بلند كردنش زور كافي ندارم. "براي اين كه شما را متوقف كنم ناچار شدم از اين پاره آجر استفاده كنم ". مرد متأثر شد و به فكر فرو رفت... برادر پسرك را روي صندلي اش نشاند، سوار ماشينش شد و به راه افتاد ....»
مقدمه
براي سريع بودن، نخست بايد آهسته بود و همه چيز را درست ديد. مفهومي که از مديريت زمان در ذهن‌ها نقش بسته، رسيدن به هدف در كوتاه‌ترين زمان است. در هزاره ی سوم انسان‌ها در همهمه، شتاب‌زدگي و سرعت غوطه ورند؛ به هم توصيه مي‌كنند كه از اين قافله پرشتاب عقب نمانند؛ و چنان بر همراهي اين قافله تمركز كرده‌اند كه ديگر فرصتي براي درنگ و تأمل در اين كه به: كجا مي‌رویم؟ باقي نمي‌ماند. مديران، سرعت را سرلوحه کار خود قرارداده‌اند؛ و جنبش‌هاي کيفيت هم نتوانسته‌اند اولويت‌هاي مديران را در شتاب براي رسيدن به هدف ها، کنترل کنند. غلبه كميت بر كيفيت در اولويت ها از همين‌جا آغاز مي‌شود و در جهان تجارت‌مدار امروزي، سازمان هايي که عمر مديريت مديران آن ها کوتاه است، به اين غلبه دامن مي‌زنند.
مفهوم مدیریت آهسته
مديريت آهسته مي‌کوشد ايده ی پیوستگی منافع را بر اقتصاد و جامعه مستقر سازد تا به اثر و نتيجه مطلوب برسد. مدیریت آهسته به دنبال تبیین این مفهوم است که تمام کار مديريت دست يافتن به سود کوتاه مدت نیست بلکه بايد به دنبال هدف هاي پيوسته بود. مطرح‌کنندگان مديريت آهسته قصد دارند آن را در فعاليت‌هاي روزمره به صورت مفيد، اساسي و سازنده منعکس کنند. مديريت آهسته (Slow Management) به عنوان راه حلي براي کاستن از تنش هاي شغلي و ابزاري براي خلق ارزش وبالا بردن قدرت ابتکار در حوزه کسب و کار، تاکيد مي‌ورزد و توليد آهسته و سنجش آهسته را به عنوان ابزارهايي کاربردي در خدمت مديريت براي شکل دادن به سازمان هاي آهسته که زمان استقرار طولاني و رشد نمايي سريع دارند، معرفي مي كند.
مدیریت آهسته در گذر زمان
کلماتی همچون: مديريت آهسته، شرکت آهسته، شهر آهسته، غذاي آهسته، کسب و کار آهسته، خبرنگاري آهسته و... يك به يك وارد ادبيات نوين اجتماعی مي‌شوند. اين مفاهيم شيوه زندگي و کار در دوره كنوني را به چالش مي‌کشند و تضادهايي را در ذهن پديد مي‌آورند. کارلو پتريني جنبش غذاي آهسته را پايه‌گذاري کرد؛ و شايد آن زمان کمتر کسي فکر مي‌کرد که فلسفه او الهام‌بخش جنبش‌هاي گوناگون آهستگي شود. نگرشي که رويکردي دوباره به داستان مسابقه لاک‌پشت و خرگوش دارد و بار ديگر توانمندي‌هاي لاک‌پشت‌ها را به رخ خرگوش‌هاي بازيگوش مي‌کشد؛ گرچه تعلق داشتن به جنبش آهستگي به معني هميشه آهسته بودن نيست. حدود 22 سال پيش(1986) در ايتاليا، در اعتراض به تجاوز فست فودها يا غذاهاي سريع به سبك زندگي سنتي نواحي مديترانه، جنبش غذاي آهسته به‌وسيله يک رستوران‌دار به نام کارلو پتريني پايه‌گذاري شد. جنبش غذاي آهسته در بيانيه‌اي در سال 1989 وضعيت را اين‌گونه بيان کرد: «ما برده سرعت شده‌ايم و خود را در برابر ويروس خطرناکي که زندگي سريع ناميده مي‌شود باخته‌ايم، اين ويروس عاداتمان را از بين برده، حريم خصوصي خانه‌هاي‌مان را مختل کرده و ما را مجبور ساخته که از غذاهاي سريع استفاده کنيم». اصول جنبش پتريني انتخاب محصولات تازه محلي، آماده‌سازي آن براساس شيوه‌هاي سنتي، و صرف غذا به همراه دوستان و خانواده بود؛ و شعار جنبش: مردم خواستار کاهش صرف زمان در آشپزخانه‌هايشان هستند، اما دوست ندارند اين کار به بهاي از دست دادن طعم مناسب غذا و تغذيه درست تمام شود.کيفيت غذاهاي سريع مورد پرسش بسيار است و علاوه بر آن، استفاده از آن ها نوعي اعتياد به سريع‌تر و بيشتر خواستن را به‌وجود مي‌آورد. پتريني مي‌گويد: در جهان مدرن، گاهي سرعت آن چنان بالا مي‌رود که افراد نمي‌توانند هم‌پاي تغييرات پيش روند. پرسش اين است که چگونه مي‌توان براي زندگي بهتر، از وقت، هوشمندانه‌تر استفاده کرد؟ برپايه اين انتقادها، جنبش غذاي آهسته، پايه جنبش بزرگتري شد که توسط مجله بيزنس ويك طرح شــده و اروپاي آهستــه ناميده شده است. اين جنبــش اساساً حس شتاب و سرگشتگي ناشي از حركت جهاني شدن را - که کميت را جايگزين کيفيت در همه شئون زندگي کرده است – مورد پرسش قرار مي‌دهد و بر يادگيري دوباره هنر انجام دادن کارها به بهترين وجه ممکن و نه به سريعترين وجه ممکن تأكيد دارد.
مبانی اساسی دیدگاه مدیریت آهسته
با توجه به رشد روزافزون فعاليت ها، رهبران اعتماد به تجربه‌ها، ذکاوت و شهودشان را از دست داده‌اند؛ عواملي كه بسيار شخصي است و علمي نيست. وقتي فشار بي‌امان براي بهبود عملکرد و انجام سريع کارها وجود دارد، اما ايده روشني براي «چگونه انجام دادن؟» در دست نيست، ساختن عددها گزينه مطمئن‌تري به نظر مي‌رسد؛ حتي اگر عددهاي مورد نياز گيج کننده باشند و يا مفهوم مهمي را نشان ندهند. مديران، در تلاشي دامنه‌دار براي مديريت علمي و يافتن اطمينان و پايه‌هاي كمي براي تصميم‌شان، زمان، انرژي، افراد و پول خود را، صرف سنجش‌هايي مي‌کنند که ارزشي در بر ندارند. مبانی اساسی ديدگاه‌ اجتماعي مديريت آهسته را مي‌توان به شرح زیر بیان نمود:
1.    تلاش در جهت مزيت هاي مناسب در فرايندها و تهیه کالاهايي براي ارتقاي زندگي.
2.    شناخت سرچشمه‌هاي مواد و اينکه آيا آنها به محيط آسيب مي‌رسانند يا خير.
3.    توليد کالاهاي بادوام که در مواقع لزوم به راحتي قابل تعميراند.
4.    داشتن تعامل اخلاقي و رفتار منصفانه با همکاران، مشتريان، تامين‌کنندگان و فروشندگان.
5.    پرورش، استفاده و يادگيري مهارت هايي که فرايند ساخت را ارتقا مي‌دهند.
6.    فراهم آوردن روش هايي براي لذت بردن و با رغبت انجام دادن ساخت آهسته.
سخن پایانی
نبايد تصور کرد که مدرنيته و آهستگي مخالف يکديگرند؛ آهستگي، يک استراتژي براي هدايت و معني دادن به مدرنيته است و مي‌خواهد توازني بين سنت و مدرنيته ايجاد كند. ذهن، هنگامي که در آرامش است، بينش خارق‌العاده‌اي به انسان مي‌دهد. توجه به آهستگي، که همرا تدبير و خردگرايي باشد، ما را زودتر به سرمنزل مقصود مي‌رساند. در ادبیات کهن و غنی ما بیت معروفی وجود دارد: " رهرو آن نیست گهی تند و گهی خسته رود – رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود ". غذاهاي سريع، نيايش هاي سريع، خواندن سريع، پياده‌روي هاي سريع، رشد سريع و ... شمايي از زندگي در عصر مدرن هستند. بسياري از واژگان و خطوط، صداها و نشانه‌ها و بسياري از نيازها و خواسته‌ها در طول مسير مسابقه به سوي موفقيت و به دست آوردن نتايج، ناديده گرفته مي‌شود. آهنگ تند زندگي جايي براي تفريح، استراحت، تعمق، روابط معني‌دار و بالاتر از همه، جايي براي ارتباط با خالق بی همتا بر جا نمي‌گذارد. در واقع زماني که از راه زندگيِ سريع ذخيره مي‌شود، پيش از آن هدر رفته می رود، چراکه در بسياري مواقع اصلاح اشتباه هايي که براثر عجله زياد حاصل شده، وقت بيشتري طلب مي‌کند؛ و در پايان يک روز پرشتاب، افراد چنان خسته‌اند که نمي‌توانند از لحظه‌هاي باقي‌مانده روز لذت ببرند. در دنياي رقابتي امروزي، فشار زيادي براي دستيابي سريع به نتايج و به تبع آن تصميم‌گيري هاي سريع وجود دارد. مديران درگير يک سير دايمي از تصميم هاي طوفاني هستند که فقط تا بحران بعدي کارساز است و در واقع سازمان ها به سرعت از بحراني به بحران ديگر مي روند. در شرايطي که فلسفه مديريت و تجارت، خلق ارزش است و اين موضوعي نيست که به سرعت اتفاق بيفتد، آيا مديران حق دارند به هر بهايي سريع باشند؟ در جهان آهسته، هدررفتن و زيان كمتري وجود دارد و زمان، قدرت ابتکار بيشتري را براي استفاده از منابع در اختيار قرار مي‌دهد.

منبع:سایت جامع مدیریت مدیریار